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文檔科
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文檔科業務
發布單位: 文檔科
分  類: 文檔科業務
發布日期: 106-04-04
詳細內容:

文書股業務:

  1. 股目標:加強本府及全市公文品質,以提昇行政效能。
  2. 股簡介:綜管文書法規、印信管理、收發文登記、公文電子交換作業、市政會議安排、記錄及市公報發行業務。

業務內容:

(一)   總收文:
1.紙本文及電子文登錄分文。
2.退文業務處理。
3.來文查詢。
4.分文後原案遺失處理。
(二)   分文:依公文種類及性質登記後分文。
(三)   校對:校對及發文。
(四)   油印:大量公文、附件及市政會議開會資料之印製。
(五)   監印:
1.監印及用印。
2.處理其他單位簽會用印及套印案。
(六)   繕封:
1.紙本公文分類。
2.付郵公文繕封及郵寄種類登錄。
(七)   郵寄:
1.郵寄公文及查詢。
(八)   銷號歸檔:
1.公文銷號及文稿送檔案科點收。
2.領件查詢。
(九)   領件:
1.處理民眾、承辦人及府外單位領件業務。
(十)   行政業務:
1.市政會議資料彙編及記錄。
2.印信製、補、換發。
3.公報業務。
4.文書法規彙整。
5.為民服務考核及綜合行政業務。
6.其他。


檔案股業務:

  1. 股目標:運用資訊科技活化檔案知識,提升檔案管理與應用服務之品質與效能。
  2. 股簡介:綜理檔案管理業務,包括檔案點收、檔案分編、檔案整理、檔案保管與應用、鑑定與清理、檔案分類及保存年限區分表維護;檔案管理教育訓練及輔導考核。

業務內容:

(一)點收:
       檔案管理單位或人員將承辦單位辦畢歸檔之案件,予以清點受領。
(二)立案:
       就已歸檔點收之案件,依其案情及內容性質,建立簡要案名並歸入適當類目。
(三)編目:
       檔案之形式特徵,依檔案編目規則著錄整理後,製成檔案目錄。
(四)保管:
       將檔案依序整理完竣,以原件裝訂並得採微縮或其他方式儲存後分別妥善放置。
(五)檢調:
       機關內或機關間因業務需要,提出檔案借調申請,由檔案管理人員依權責長官核定後,檢取檔案供其參閱。
(六)清理:
       依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案及已屆移轉年之永久保存檔分別辦理銷毀及移轉。
(七)安全維護:
       為維護檔案安全,避免檔案受損、變質、消滅、失竊等而採行之防護及對已受傷檔案進行之修護。
(八)檔案分類及保存年限區分表維護:
       辦理本府暨所屬機關檔案分類及保存年限區分表之擬定與彙整。
(九)檔案管理輔導考核:
       辦理各機關檔案管理教育訓練、輔導考核。

 

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